Maßgeschneiderten Zugang zum Archiv
bedarfsorientierte Lizenzmodelle
Office-Lizenz
Dialog mit
MS Office
Outlook, Word, Excel
Integration in Microsoft Office
Mithilfe der MS-Office-Integration lassen sich Dateien, die mit Word oder Excel bearbeitet wurden, aus diesen Anwendungen heraus unmittelbar im HS Dokumentenmanagement ablegen und den bestehenden digitalen Akten zu Kunden, Lieferanten, Projekten und Mitarbeitern etc. zuordnen.
Die Integration stellt sich durch ein weiteres Register im Menüband der Office-Programme dar. Dieses bietet verschiedene Funktionen an: Beim Speichern eines Word-Dokuments (z.B. eines Arbeitsvertrags) kann die Verschlagwortung des Dokuments automatisch vom Zielordner (z.B. Personalakte des Mitarbeiters) übernommen werden.
Darüber hinaus kann der Anwender das Dokument um weitere individuelle Schlagworte ergänzen, um es später leicht wiederzufinden. Gleiches gilt für das Arbeiten mit Microsoft Excel.
Anwender, die mit Microsoft Outlook arbeiten, legen ihre e-mails über einen Speichern-Dialog oder auf Basis von systemseitig erzeugten Vorschlägen im HS Dokumentenmanagement ab. Es werden die jeweils letzten zehn Zuordnungen von e-mails zu DMS-Ordnern gespeichert. Die Vorschläge für die Ablage werden unter anderem aufgrund des Absenders und des Betreffs der e-mail erzeugt.
Darüber hinaus lassen sich die Anhänge zusammen mit der e-mail sowie zusätzlich separat speichern. Bereits abgelegte e-mails werden optisch gekennzeichnet, sodass der Anwender jederzeit erkennt, welche e-mails noch zu archivieren sind.
Highlights:
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Intuitive Bedienung und transparente Integration in MS Office
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Verwaltung von Textbausteinen und Vorlagen
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Umfangreiches e-mail-Management
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Vorschläge zur Ablage von e-mails inkl. Verstichwortung
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Zentraler Posteingang über Microsoft Outlook
Systemvoraussetzungen für Office-Lizenz
Die Office-Lizenz ist für folgende 64-Bit-Betriebssysteme von Microsoft Windows mit den jeweils gültigen Service Packs, Technology Levels, Patches etc. freigegeben:
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Microsoft Windows 7
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Microsoft Windows 8.1
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Microsoft Windows 10
Es werden folgende Versionen von Microsoft Office unterstützt:
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Microsoft Office 2010 (32/64 Bit) ab Service Pack 2
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Microsoft Office 2013 (32/64 Bit)
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Microsoft Office 365 (lokale Installation)
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Microsoft Office 2016 (32/64 Bit)
HINWEIS: Sofern auf einem Arbeitsplatzrechner sowohl der HS Dokumentenmanager Pro als auch die Office-Lizenz genutzt werden, ist das Versenden von Dokumenten und anderen Objekten per e-mail über den HS Dokumentenmanager Pro nicht möglich, wenn Microsoft Outlook 64-Bit verwendet wird.
Navigator-Lizenz
recherchieren im Intranet über einen Webbrowser
Dokumentenzugriff ohne HS Leitanwendung
Die transparente und intuitive Benutzeroberfläche des Navigators bietet einfache Navigations und Suchmöglichkeiten.
Mit diesem Client lassen sich Informationen im Intranet, die im HS Dokumentenmanagement gespeichert sind, nur über einen Browser aufrufen und lesen. Er ist daher für Anwender gedacht, die im HS Dokumentenmanagement lediglich recherchieren möchten.
Highlights:
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Keine Installation zusätzlicher Software notwendig
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Komfortabler Zugriff über einen Webbrowser
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Navigation in Datenbeständen
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Anzeige von Dokumenten
Web-Lizenz
Zugriff über Webbrowser
stets aktuelle Informationen
aktiv Prozesse steuern
Wer gespeicherte Informationen bearbeiten oder neue Dokumente über den Browser in das HS Dokumentenmanagement einstellen will, benötigt dazu die leistungsfähigere Variante des Webclients, eine Web-Lizenz.
Highlights:
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Keine Installation zusätzlicher Software notwendig
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Komfortabler Zugriff über einen Webbrowser
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Umfassende Möglichkeiten zur Verwaltung von Ordnern, Dokumenten und Referenzen
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Veröffentlichen von Inhalten
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Integrierte Umlaufmappe (Ad-hoc-Workflows)
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Freie Gestaltungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche
Systemvoraussetzungen für Navigator- bzw. Web-Lizenz
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Internet Explorer 9, 10, 11
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Firefox 31 ESR und neuer
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Microsoft Edge
Dateisystem-Lizenz
Archivzugriff über Windows Explorer
Integration ins Windows-Dateisystem
Das HS Dokumentenmanagement wird mit seinen Ordnern und Dokumenten in den Windows Explorer von Microsoft integriert.
Es lässt sich daher wie ein zusätzliches Windows-Laufwerk bedienen. Die Benutzer können über das Dateisystem auf vorhandene Dokumente im HS Dokumentenmanagement zugreifen und neue Dokumente ablegen.
Die Dateisystemintegration ist nicht an den Windows Explorer gebunden, sondern steht allen Programmen, die im Dateisystem arbeiten, zur Verfügung.
Mobil-Lizenz für Android oder iOS Tablet
Mobiles Arbeiten.
Jederzeit.
Sicher.
Mit der Mobil-Lizenz ist das Büro immer dabei
Verfügen Sie mit einer Mobil-Lizenz auch unterwegs über wichtige Dokumente und Geschäftsinformationen - und das stets sicher und zuverlässig.
Mit der vollständig neu entwickelten Mobil-Applikation sind Sie jederzeit in der Lage, sich bequem mit dem Datenbestand Ihres Unternehmens zu verbinden. So können Sie bei wichtigen Geschäftsentscheidungen auch fernab Ihres eigentlichen Arbeitsplatzes flexibel und schnell reagieren.
Das macht die Mobil-Lizenz zu der perfekten Workflow-Lösung für alle Entscheider und Mitarbeiter im Außendienst.
Die im Dokumentenmanagement archivierten Dokumente werden bei der mobilen Nutzung im lokalen Cache des Endgerätes gespeichert, somit stehen sie anschließend auch offline zur Verfügung. Für die nötige Datensicherheit sorgt dabei das erweiterte Sicherheitskonzept. Lokale Daten wie zum Beispiel Profil-Informationen, Dokumente und Ordner werden zum Schutz vor Fremdzugriffen verschlüsselt gespeichert.
Neben Sicherheitsaspekten setzt die Mobil-Lizenz vor allem auf eine gute Bedienbarkeit. Durch das optimierte Oberflächendesign ist die Handhabung einfacher denn je. Die benutzerfreundliche Menüführung erleichtert den schnellen Zugriff auf die integrierten Funktionen und Nutzungsszenarien. Die Kombination aus intuitiver Benutzerführung, flexiblen Arbeitsabläufen und der konsequenten Beachtung aller Sicherheitsaspekte macht die Mobil-Lizenz zur idealen Dokumentenmanagement-App im Businessumfeld. 100%
Highlights:
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Intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen
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Erstellung und Bearbeitung von Aufgaben und Vorgängen (Workflows)
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Konsequente Verschlüsselung aller relevanten Daten
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Verwendung von Ortungsdiensten für die Erstellung von neuen Inhalten sowie das Auffinden über kartenbasierte Suchvarianten
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Integration eines Offline-Modus
