Archivlösung – Dokumente effizient und sicher archivieren
direkt mit der Anwendung - ohne Zusatzaufwand

 

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Mit der Archivlösung sparen Sie Geld, Platz und Zeit. Papierberge, blockierte Drucker und aufwendige Ablagearbeiten gehören der Vergangenheit an. Die Software ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich. 

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  • Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente werden beim Drucken, e-mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel archiviert.
  • Über die Benutzeroberfläche der HS Programme können Sie archivierte Dokumente gezielt suchen und sich anzeigen lassen.
  • Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten ermöglicht Ihnen, die Archivlösung schnell produktiv einzusetzen.
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HS Dokumentenmanagement

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Schnell und kostensparend
 
Belege per e-mail versenden
Verbessern Sie Ihre Liquidität und versenden Sie Ihre Rechnungen / Mahnungen per e-mail.
 
Mithilfe der Archivlösung können Sie Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen per Mausklick beim Versand automatisch gemäß den Anforderungen der GoBD digital im HS Dokumentenmanagement archivieren.
Schluss mit dem Papierkrieg
 
Einfach loslegen
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Dokumente, die Sie mit der HS Anwendung erzeugen, automatisch beim Drucken oder Versand per e-mail archiviert werden sollen.
 
Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.
 
Durchblick im Unternehmen
 
Synergieeffekte
Wenn Sie die Archivlösung in der Auftragsbearbeitung und in der Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe können Sie sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung in der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen.
 
Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus beim Buchen zur Verfügung. Umgekehrt sehen Sie in Ihrer HS Auftragsbearbeitung auch die Mahnungen, die mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung erzeugt wurden.
Suchen und Finden
 
Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten?
 
Zeit, die Ihnen für wichtigere Arbeiten fehlt. Die Archivlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und sorgt für die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
 
Per Mausklick haben Sie in der HS Anwendung Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und können gezielt danach suchen.
 
Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern beantworten Sie ohne langwierige Suche in Ihrer Papierablage und verkürzen somit Ihre Reaktionszeit.
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