Dokumentenmanagementlösung
 
Enthält alle Funktionen der "Archivlösung". Darüber hinaus können Sie dem Archiv komfortabel externe Dokumente jeglicher Art hinzufügen.

 

Mit der Dokumentenmanagementlösung lassen sich auch Dokumente, die mit Fremdanwendungen erzeugt oder die gescannt wurden, komfortabel über die Benutzeroberfläche der HS Anwendungen verschlagworten und in das Archiv importieren.

 

  • Diese Lösung ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich.

 

  • Ein Wechsel von der "Archivlösung" zur leistungsstärkeren "Dokumentenmanagementlösung" ist jederzeit problemlos machbar.

HS Dokumentenmanagement
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DMS - Dokumentenmanagementlösung
Dokumentenmanagementlösung
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Die Herausforderung
 
Formulare, Formulare...
Im Unternehmen entstehen täglich Dokumente, die es zu archivieren gilt. Im Vertrieb, im Einkauf, in der Buchhaltung, im Personalbüro, in der Fertigung uvm.
 
Beengte Verhältnisse...
Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen füllen diese mit der Zeit ordnerweise die Regale in Ihren Büroschränken und in den Archivräumen.
 
externe Dokumente und Daten jeden Tag...
Darüber hinaus erhalten Sie laufend externe Dokumente, die Sie ablegen müssen. Eingangsbelege Ihrer Lieferanten oder wichtige Informationen zu Ihren Kunden und Produkten, Schriftverkehr von Ämtern und Behörden, Post in Personalangelegenheiten usw.
 
Kraft mal Weg...
Das Ausdrucken, Sortieren, Abheften, Einlagern und Heraussuchen von Unterlagen kostet Sie sehr viel Zeit und Geld.
Die Ziele
 
Einfachheit
schneller Einstieg, geringer Einrichtungsaufwand, einfache Bedienbarkeit
 
Komfort
hohe Praxisorientierung, möglichst wenig Umstellung in der täglichen Arbeitsumgebung
 
Zeitgewinn
Verringerung unproduktiver Zeiten infolge aufwendiger Dokumentenablage und -suche, Schaffung von Freiräumen für wichtige andere Aufgaben
 
Kostensenkung
Wegfall von Kosten für Papier, Druckertoner, Aktenordner, Archivstellfläche; geringerer Aufwand beim Schutz vertraulicher Dokumente
 
Sicherheit
einfache, zuverlässige Rechtesteuerung, Vermeidung von Kopien, revisionssichere Archivierung von Dokumenten
 
Synergien
zusätzliche Vorteile durch Zusammenspiel mit anderen Anwendungen und externen Stellen (z. B. Wirtschaftsprüfern)
 
Die Lösung
 
Synergieeffekte
Ersetzen Sie Ihr papierbasiertes Archiv durch die HS Dokumentenmanagementlösung. Die Software ist vollständig in Ihre HS Auftragsbearbeitung integriert und bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
 
  • Automatische Verschlagwortung und Ablage aller Verkaufs- und Einkaufsbelege, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erstellen, Nachweise zum Belegabschluss (Rechnungsbücher, Buchungslisten etc.) und Mahnungen – wahlweise beim Drucken, e-mail-Versand oder Export via Crystal Reports
 
  • Verschlagwortung und Import von Dokumenten, die mit Fremdanwendungen erstellt oder die gescannt wurden; sofortige Verfügbarkeit abgelegter Informationen in den Stammdaten der HS Auftragsbearbeitung (Artikel, Kunden, Lieferanten) – sowie im Zuge der Belegbearbeitung oder bei Abfragen
 
  • Praxisgerecht vorbesetzte, individuell anpassbare Ordnungseinstellungen (Ablagestruktur, Dateibezeichnungen, Verschlagwortung)
 
  • Einfache und sichere Festlegung der Zugriffsrechte über die zentralen Berechtigungsprofile in der HS Auftragsbearbeitung
 
  • Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente – mit Protokollierung von Änderungen
 
  • Automatisches oder manuelles Löschen von Dokumenten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
     
Die Vorteile
 
Einfachheit
  • Sofort startbereit dank praxisgerechter Vor-   besetzungen
  • Intuitive Bedienbarkeit aller Arbeitsabläufe und Funktionen

Komfort
  • Integration wichtiger Funktionen in die HS Anwendungen, wie z. B. das Hinzufügen und Verschlagworten externer Dokumente
  • Unterstützung digitaler Prozesse und Erleichterung von Aufgaben, wie z. B. Rechnungsfreigaben
 
Zeitgewinn
  • Kein Papiernachlegen, keine Papierstaus und keine Tonerwechsel mehr
  • Hinzufügen und Verschlagworten auch größerer Mengen von externen Dokumenten mit nur wenigen Klicks
  • Aufruf von Dokumenten aus der HS Anwendung heraus
  • ohne Ordnerwälzen oder zusätzliche Archivssoftware
  • Schnellere Rechnungsfreigaben dank eines effizienten elektronischen Prozesses

Kostensenkung
  • Geringerer Flächenbedarf und Wegfall von Handakten und Arbeitskopien
  • Deutlich weniger Aufwand und Kosten für die    datenschutzgerechte Vernichtung alter Dokumente

Sicherheit
  • Leicht umsetzbarer Zugriffsschutz auf elektronisch archivierte Dokumente aller Vertraulichkeitsstufen
  • Voraussetzung für eine revisionssichere    Archivierung
  • Kein Wildwuchs von Kopien in unterschiedlichen Dateiverzeichnissen und keine Fehlentscheidungen aufgrund veralteter Informationen: Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter auf   dieselben aktuellen Dokumente
  • Vermeidung des Risikos einer nicht sachgemäßen Vernichtung von Papierdokumenten
  • Effektiver Schutz des elektronischen Archivs gegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) durch einfache Maßnahmen zur Datensicherung
 
Synergieeffekte
  • Wenn Sie darüber hinaus die Archivlösung bzw. die Dokumentenmanagementlösung zu einem  HS Programm zur Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie in doppelter Hinsicht:
  • Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z. B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in den Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten sowie im Archiv der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen.
  • Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung sowohl in den Abfragen (Konto, Belege, Offene Posten) als auch beim Buchen zur Verfügung.
  • Ebenso haben Anwender der HS Programme zur Finanzbuchhaltung z. B. Zugriff auf Eingangsrechnungen der Lieferanten, die über die HS Auftragsbearbeitung importiert wurden.
 
Umweltschutz
  • Erheblich geringerer Verbrauch von Papier,    Druckmaterial, Aktenordnern etc.
  • Weniger Emissionen von Laserdruckern
  • Niedrigerer Stromverbrauch
 
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