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Die GoBD richten den Fokus auf die Unternehmens-IT
GoBD steht für: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Eine zentrale Anforderung lautet:
"Elektronische Geschäftsdokumente und Unterlagen müssen unveränderbar archiviert werden und über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Originalformat verfügbar bleiben."
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HS unterstützt Unternehmen bei dieser Aufgabe.
Worin bestehen die wesentlichen Herausforderungen bei der Umsetzung der GoBD durch die Unternehmen?
Für Unternehmen bleibt es nach wie vor schwierig, Daten, Auswertungsmöglichkeiten und Systeme über einen Zeitraum von zehn Jahren oder länger verfügbar zu machen. Das ist technisch komplex und mit Kosten verbunden. Hier muss ein Mittelweg gefunden werden, der es erlaubt, Belegevorgänge nach wie vor auswertbar und nachvollziehbar bereitzustellen, der aber auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.
Inwieweit wirken sich die neuen Vorgaben auf die Unternehmens-IT aus?
Der Fokus liegt massiv auf der Unternehmens-IT, insbesondere auf buchhaltungsnahen Systemen. Hier nehmen die GoBD auch klar Stellung und zählen viele der betroffenen Anwendungen auf. Insbesondere werden auch Archivierungsanwendungen, also DMS-Produkte, genannt, da diese häufig für die Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten und Daten eingesetzt werden.
Es muss gewährleistet sein, unabhängig von Versionsständen der genutzen Leitanwendungen (z.B. Fibu), die geforderten Auswertungsmöglichkeiten zu erhalten. Weiterhin geht es um die Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dateien. Wenn diese nur auf Netzwerklaufwerken liegen und evtl. sogar beliebig geändert werden könnten, sollte man an diesem Verfahren unbedingt etwas ändern.
Wie sollten Unternehmer bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen vorgehen?
Erst einmal ist es wichtig überhaupt tätig werden. Die Anforderungen zum Datenzugriffsrecht der Finanzbehörden gibt es schon seit 2002, da kann keiner behaupten, man hätte es nicht gewusst. Wichtig ist es, vorbereitet zu sein.
Die Möglichkeiten des Datenzugriffs durch die Prüfer des Finanzamts auf die betroffenen Unterlagen sollten vorher geprüft, organisiert und die dauerhafte Verfügbarkeit der steuerrelevanten Daten sichergestellt werden. Die Ergebnisse und Festlegungen hieraus sollten in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden, da die GoBD hierauf großen Wert legen. Dem Prüfer soll mit der Verfahrensdokumentation transparent gemacht werden, wie die Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung für die Buchführung umgesetzt sind.
Elektronische Archivierung ist Pflicht
Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften.
Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Ein Dokumentenmanagementsystem schafft hier Abhilfe.
Belege mit dem HS DMS revisionssicher aufbewahren
Mithilfe des in die HS-Programme integrierbaren DMS können Unternehmen ihre digitalen Belege nach den Vorgaben der GoBD archivieren. Elektronische Ausgangsrechnungen beispielsweise werden bereits beim Versand automatisch mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen (z.B. Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv gespeichert.
Auch andere originär elektronische oder digitalisierte (gescannte) Belege, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer definierten Struktur archiviert. Das System protokolliert zudem sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das Ursprungsdokument bleibt dabei stets im Original erhalten. So kann z.B. auch in dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HS nach E-Mails gesucht werden.
Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus den unberechtigten Zugriff auf das Archiv und schützt damit insbesondere die Integrität und Echtheit der Inhalte.
In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht wie die Ordnungsvorschriften der GoBD umgesetzt wurden, schafft das HS DMS somit wichtige technische Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs.