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Was ist Automatische Dokumentenerkennung ?
Automatische Dokumentenerkennung (ADE) ist eine Zusatzfunktion zur HS Rechnungsprüfung, die
das manuelle Erfassen von Schlagwörtern zu einem Eingangsbeleg (Rechnung / Gutschrift) weitgehend überflüssig macht.
So werden wichtige Daten für die Archivierung ins Dokumentenmanagement und die Kontierung für die spätere Buchung weitgehend automatisch ermittelt.
Der Zeitaufwand für die Verarbeitung einer Rechnung bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung
wird so auf ein Minimum reduziert.
Wie funktioniert ADE?
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ADE erweitert den Funktionsumfang der HS Rechnungsprüfung hin zur Nutzung künstlicher Intelligenz
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Ein Cloud-Service der Daten aus Rechnungsdokumenten erkennt - z.B. Lieferantennamen, Fremdbelegnummer, Bruttobetrag oder Rechnungspositionen, u.v.m.
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Schlagwörter in der HS Rechnungsprüfung werden automatisch vorbesetzt
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Cloud-Service wird von einem deutschen Anbieter bereitgestellt
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Anbieter arbeitet selbstverständlich DSGVO-konform
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Daten werden verschlüsselt - höchste Sicherheitsanforderungen sind gewährleistet
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Beleganalyse geschieht vollständig automatisiert beim Import in die HS Rechnungsprüfung
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Keine zusätzliche OCR-Software erforderlich
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ADE ist ein selbstlernendes System - je länger es genutzt wird - desto besser wird die Erkennungsquote
ADE in der Praxis
In Kombination mit der Stammdaten-Anbindung und dem HS Finanzwesen können z.B. bei einer Rechnung mit 5 Positionen bis zu 25 Felder in der Schlagworterfassung vorbesetzt werden.
Besondere Synergieeffekte entstehen, wenn Sie dabei gleichzeitig die neuen Funktionen nutzen, die neben ADE in der Version 1.20 von HS Rechnungsprüfung ergänzt wurden:
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Falls in bestimmten Rechnungen immer dieselben Schlagwörter enthalten sein sollen, z.B. ein bestimmter Buchungstext oder eine bestimmte Konten/Kosten-Kombination, können Sie diese Daten in sogenannten Rechnungsvorlagen ablegen und bei Bedarf nach dem Import per Knopfdruck ergänzen.
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Das Ausfüllen der Vorkontierung ist jetzt wesentlich einfacher. Artikeltexte und Beträge der Rechnungspositionen sind per ADE bereits vorbesetzt. Durch zahlreiche neue Bearbeitungsfunktionen (Zeilen kopieren, verschieben, leeren oder löschen) können Sie die eingelesenen Positionen schnell mit den noch fehlenden Daten zur Kontierung ergänzen.
Wie das geht, sehen Sie hier: „HS erklärt: Neuerungen in der REV - Automatische Dokumentenerkennung“ (10 Min.)