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Arbeitszeitreform 2026 und Zeiterfassung 19.03.2026
Im Jahr 2026 treten zwei zentrale Reformen im deutschen Arbeitsrecht in den Fokus: die Umstellung von der täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Der folgende Text skizziert die wichtigsten Neuerungen der Arbeitszeitreform 2026 und beantwortet zentrale Praxisfragen für Arbeitgeber und Personalverantwortliche.
Flexiblere Arbeitszeitmodelle ab 2026
Bislang begrenzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die tägliche Arbeitszeit in der Regel auf acht Stunden, mit der Option, auf bis zu zehn Stunden zu verlängern, wenn im Ausgleichszeitraum durchschnittlich acht Stunden nicht überschritten werden. Künftig soll stärker die Woche im Mittelpunkt stehen: Arbeitgeber erhalten die Möglichkeit, Arbeitszeiten bis zu einem Wochenmaximum von 48 Stunden zu organisieren und damit einzelne Tage deutlich länger, max. bis zu 12 Stunden, zu gestalten, solange der zulässige Wochendurchschnitt eingehalten wird.
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Damit entstehen größere Spielräume für Schichtmodelle, projektbezogene Spitzen oder saisonale Mehrarbeit, etwa in Produktion, Handel oder Dienstleistung. Gleichzeitig zwingt die Reform Unternehmen dazu, ihre Arbeitszeitmodelle zu überdenken, Verträge und Betriebsvereinbarungen anzupassen und dabei Ruhezeiten sowie Gesundheitsschutz der Beschäftigten im Blick zu behalten.
Elektronische Arbeitszeiterfassung als Pflicht
Der Europäische Gerichtshof verlangt seit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (C‑55/18), dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt und klargestellt, dass Arbeitgeber bereits heute zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten verpflichtet sind.
Da bislang jedoch konkrete gesetzliche Vorgaben zur Ausgestaltung fehlen, plant die Bundesregierung, die europarechtlichen und nationalen Vorgaben im Laufe des Jahres 2026 ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Die geplante Novelle soll technische Mindestanforderungen definieren, Regelungen für kleine Betriebe vorsehen und Vorgaben zu digitalen Systemen sowie Aufbewahrungsfristen der Arbeitszeitnachweise enthalten.
Anforderungen an digitale Zeiterfassungssysteme
Personalabteilungen müssen ein elektronisches Zeiterfassungssystem etablieren, das sowohl arbeitszeitrechtliche als auch datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt und insbesondere den Vorgaben der DSGVO entspricht. In Frage kommen unterschiedliche Lösungen wie Terminals im Betrieb, Apps für mobile Mitarbeitende oder cloudbasierte Systeme, die sich in bestehende HR‑Prozesse integrieren lassen.
Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei Auswahl und Einführung des Systems mitbestimmungsrechtlich zu beteiligen. Zudem sollten Unternehmen Beschäftigte und Führungskräfte gezielt schulen, um eine korrekte Nutzung des Systems sicherzustellen und Transparenz über Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu schaffen.
Handlungsbedarf für Arbeitgeber
Arbeitgeber sind gut beraten, frühzeitig auf die geplanten Änderungen zu reagieren, geeignete Zeiterfassungslösungen zu evaluieren und Arbeitszeitmodelle im Hinblick auf die 48‑Stunden‑Woche zu überprüfen. Wer jetzt aktiv wird, reduziert Implementierungsrisiken, vermeidet Compliance‑Lücken und schützt sich vor möglichen Bußgeldern wegen Verstößen gegen Arbeitszeit‑ und Dokumentationspflichten.
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Praxis-Checkliste: Unternehmen auf die Arbeitszeitreform 2026 einstellen
1. Bestehende Arbeitszeitpraxis strukturiert aufnehmen
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Zunächst alle im Unternehmen verwendeten Arbeitszeitformen übersichtlich sammeln, zum Beispiel Schichtarbeit, Gleitzeit, Teilzeit, Arbeit auf Abruf sowie Homeoffice- und Remote-Regelungen.
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Danach erfassen, wie Arbeitszeiten heute tatsächlich dokumentiert werden: etwa über Stundenzettel, Tabellen, Terminals, Apps oder andere digitale Lösungen – und prüfen, wo Transparenz, Auswertbarkeit oder Flexibilität fehlen.
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Abschließend typische Schwachstellen klar benennen, zum Beispiel regelmäßig anfallende Überstunden, unklare oder verkürzte Ruhezeiten sowie Bereiche, in denen noch gar keine oder nur lückenhafte digitale Zeiterfassung stattfindet.
2. Passendes Zeiterfassungssystem auswählen und implementieren
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Im ersten Schritt mögliche digitale Systeme sondieren, etwa stationäre Terminals, mobile Apps oder cloudbasierte Lösungen, und daraus ein klares Anforderungsprofil für den eigenen Betrieb ableiten.
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Die Interessenvertretung der Beschäftigten (z. B. Betriebsrat) von Beginn an einbinden, Informations- und Mitbestimmungsrechte berücksichtigen und die Einführung transparent kommunizieren.
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Anschließend eine Testphase starten, in der Bedienfreundlichkeit, Funktionsumfang, Auswertungsmöglichkeiten und technische Anbindung an bestehende Systeme gründlich geprüft werden.
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Zum Abschluss den unternehmensweiten Rollout vorbereiten: Schulungskonzepte für Mitarbeitende und Führungskräfte erstellen, praxisnahe Leitfäden bereitstellen und feste Ansprechpersonen für Fragen zur Zeiterfassung benennen.
3. Verträge und interne Regelungen überarbeiten
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Zunächst festlegen, wie die Wochenarbeitszeit künftig organisiert wird und in welchen Zeiträumen Mehrarbeit wieder ausgeglichen werden soll.
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Alle eingesetzten flexiblen Arbeitszeitmodelle eindeutig definieren, etwa Gleitzeitregelungen, Umgang mit Überstunden, Arbeit auf Abruf sowie mobile Arbeit und Homeoffice.
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Sämtliche Neuerungen und Konkretisierungen anschließend rechtssicher in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und betrieblichen Richtlinien dokumentieren.
4. HR, Führungskräfte und Mitarbeitende befähigen
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Führungskräfte gezielt über die neuen arbeitszeitrechtlichen Vorgaben, Dokumentationspflichten und Gestaltungsspielräume informieren und ihnen klare Handlungsempfehlungen an die Hand geben.
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Beschäftigte praxisnah schulen: Rechte und Pflichten erläutern, die Bedienung des Zeiterfassungssystems erklären sowie den korrekten Umgang mit Pausen, Mehrarbeit und Korrekturen von Buchungen vermitteln.
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Die internen Abläufe anpassen, etwa Freigabeprozesse für Überstunden, Prüfmechanismen für Pausen sowie die regelmäßige Auswertung und Abstimmung von Arbeitszeitkonten neu strukturieren.
5. Steuerliche und rechtliche Rahmenbedingungen absichern
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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Hinblick auf die Reform überprüfen und analysieren, wie sich neue Arbeitszeitmodelle auf Überstundenvergütung, Zuschläge, Mindestlohnregelungen und Minijob-Gestaltungen auswirken.
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Fachkundigen arbeitsrechtlichen Rat einholen, um Vereinbarungen zu Arbeitszeit, Dokumentationspflichten, Beteiligungsrechten von Interessenvertretungen sowie Datenschutz rechtssicher auszugestalten.
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Konkrete Maßnahmen festlegen, mit denen sich Bußgelder, Nachzahlungen und arbeitsrechtliche Streitigkeiten vermeiden lassen, etwa durch klare Prozesse, regelmäßige Kontrollen und transparente Kommunikation.
6. Kontinuierliche Überwachung und Weiterentwicklung
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Die Arbeitszeiterfassung und die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeitmodelle laufend im Blick behalten, zum Beispiel über regelmäßige Auswertungen, Stichproben oder interne Audits.
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Rückmeldungen aus Personalabteilung, Führungsebenen und Belegschaft systematisch einsammeln und nutzen, um Abläufe und Regelungen bei Bedarf gezielt nachzujustieren.
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Entwicklungen im Arbeitsrecht beobachten und bei Änderungen der gesetzlichen Vorgaben oder neuer Rechtsprechung die eingesetzten Systeme und internen Regelungen zeitnah anpassen.
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Kurz-FAQ: Arbeitszeitreform 2026 und Zeiterfassung
Was ist die Arbeitszeitreform 2026?
Die Arbeitszeitreform 2026 bezeichnet die geplante Neuausrichtung des deutschen Arbeitszeitgesetzes, mit der die bisherigen Regelungen zur Arbeitszeit moderner und flexibler gestaltet werden sollen.
Warum wird das Arbeitszeitgesetz überarbeitet?
Ziel der Reform ist es, Unternehmen mehr Spielraum bei der Arbeitszeitgestaltung zu geben und gleichzeitig den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu sichern. Außerdem sollen die deutschen Vorschriften besser zu den europäischen Vorgaben passen.
Was ändert sich bei der Höchstarbeitszeit?
Künftig soll stärker auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit abgestellt werden, statt ausschließlich auf eine feste Grenze pro Arbeitstag. Innerhalb dieser Wochenarbeitszeit können Stunden flexibler verteilt werden, sofern Ruhezeiten und Ausgleichszeiträume eingehalten werden.
Wird elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja, die Reform sieht eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten vor. Dadurch sollen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden lückenlos und fälschungssicher dokumentiert werden.
Welche Daten müssen erfasst werden?
Erfasst werden sollen insbesondere Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Gesamtdauer der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden sowie Informationen zur Einhaltung von Ruhezeiten und der wöchentlichen Höchstarbeitszeit.
Ab wann gelten die neuen Regeln?
Die neuen Vorgaben sollen im Laufe des Jahres 2026 in Kraft treten. Für bestimmte Bereiche oder Unternehmensgrößen sind Übergangsfristen denkbar, damit genügend Zeit für die Umstellung bleibt.
Sind alle Unternehmen betroffen?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Reform berührt. Für kleinere Betriebe können jedoch Erleichterungen oder längere Fristen vorgesehen werden, damit die Einführung technischer Lösungen leistbar bleibt.
Was bedeutet die Reform für Arbeitgeber konkret?
Unternehmen müssen ihre Arbeitszeitmodelle prüfen, gegebenenfalls auf eine wöchentliche Betrachtung umstellen und ein geeignetes elektronisches Zeiterfassungssystem einführen. Zudem sind interne Prozesse, Verträge und Betriebsvereinbarungen an die neuen Dokumentationspflichten anzupassen.
Welche Vorteile bringt die Reform für Beschäftigte?
Beschäftigte profitieren von einer besseren Transparenz über ihre tatsächliche Arbeitszeit und einem stärkeren Schutz vor Überlastung. Gleichzeitig eröffnen sich mehr Möglichkeiten für flexible Arbeitszeitmodelle, etwa gebündelte Arbeitstage oder variierende Wochenstunden.
Was sollten Unternehmen schon jetzt tun?
Sinnvoll ist es, frühzeitig ein passendes digitales Zeiterfassungssystem auszuwählen, die bestehenden Arbeitszeitregelungen zu analysieren und Mitarbeitende über die anstehenden Änderungen zu informieren. So lassen sich Rechtssicherheit schaffen und Umstellungsaufwände besser planen.
Drohen den Unternehmen Bußgelder?
Bei lückenhafter oder gar nicht vorhandener Arbeitszeiterfassung können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro je Verstoß verhängt werden. Darüber hinaus sind zusätzliche Sanktionen im niedrigen vierstelligen Bereich pro betroffene Person möglich, die sich bei wiederholten oder systematischen Verstößen erheblich addieren können.
Reichen einfache Excel-Tabellen aus?
Einfache Excel-Tabellen können derzeit noch zulässig sein, sie gelten aber nur als Mindestlösung. Sie reichen auf Dauer nur dann aus, wenn sie manipulationssicher organisiert sind (z.B. Schreibschutz, Protokollierung, zentrale Ablage) und alle geforderten Arbeitszeitdaten vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft dokumentiert werden – was in der Praxis oft schwer umzusetzen ist.